Fasilitator Rapat: Delapan Hal yang
Perlu Diperhatikan

Selama 3 hari di bulan September 2013, kami diminta menjadi fasilitator rapat untuk tiga perusahaan yang sedang membahas sebuah topik yang sangat penting, yang tidak bisa kami sebutkan oleh karena relatif tingginya tingkat kerahasiaan isi rapat tersebut.  

Tugas fasilitator bukanlah tugas yang relatif mudah. Banyak hal yang perlu ia pahami dan kuasai. Dari pengalaman di atas, kami mau  membagikan kepada Anda skill dan persiapan apa yang perlu dimiliki oleh seorang fasilitator. 

Pertama, sebagai fasilitator, Anda perlu mengetahui tujuan dari rapat tersebut. Ini sudah harus ada di tangan Anda sebelum memfasilitasi sebuah rapat.

Mintalah kepada penyelenggara rapat tersebut atau perusahaan yang bertangggung jawab terhadap rapat tersebut. Kami sarankan, dapatkan juga informasi tambahan misalnya, latar belakang mengapa rapat itu diadakan.

Umumya, penyelenggara atau pemilik rapat dapat memberikan informasi ini kepada Anda.

Kedua, bacalah informasi yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas dalam rapat. Dengan adanya Google, ini dapat dengan mudah Anda lakukan.

Hanya dengan memasukkan topik yang akan dibahas ke Google, Google akan memberikan banyak informasi yang relevan dalam  beberapa detik. Bacalah informasi yang relevan.

Anda bisa juga membaca referensi lain seperti buku-buku yang cukup bagus  tentang topik tersebut.

Misalnya, bila topik rapat adalah mengenai sebuah proyek apakah 'Go' atau 'No Go,' Anda dapat membaca buku seperti Economic Evaluation and Investment Decision Methods, yang ditulis oleh  Franklin J. Stermole dan John M. Stermole.

Ketiga, buatlah daftar perlengkapan yang diperlukan untuk rapat tersebut. Anda dapat memastikan perlengkapan berikut tersedia sebelum rapat:

• Lap Top
• In Focus
• Screen
• Laser Pointer
• Yellow Post it
  
• Flip Chart
• Marker
• White Board
• Kertas Berukuran Besar (A5)
• Printer
• Kertas A4
• Tape
• Stationary lainnya
  

Keempat, berpakaianlah se-elegan mungkin. Ini tergantung dari natur rapat tersebut. Paling tidak, pakailah baju lengan panjang dan dasi. Bila perlu, pakai jas.

Ini penting untuk memberikan kesan bagi peserta rapat bahwa Anda adalah fasilitator rapat yang professional. Paling tidak Anda sudah berusaha untuk tampil sebaik mungkin di hadapan para peserta rapat.

Perhatikanlah serinci mungkin pakaian dan sepatu Anda. Usahakan agar tidak ada satupun yang melekat pada tubuh Anda (pakaian,  sepatu, dasi, jas, atau apa saja) yang dapat membuat peserta rapat memberikan penilaian yang negatif terhadap penampilan luar Anda.

Kelima, pastikanlah bahwa kondisi ruangan menunjang untuk berlangsungnya rapat dengan baik dan nyaman. Misalnya, suhu udara dalam ruangan tidak panas.

Cahaya dalam ruangan juga cukup terang. Bila hal ini tidak terpenuhi, peserta dalam rapat dapat dengan mudah berkeringat atau capek oleh karena kurang pencahayaan atau kepanasan.

Keenam, oleh karena fasilitator akan banyak berbicara, Anda perlu berlatih sebelum melakukan tugas Anda. Sekalipun Anda sudah pernah mengambil kursus public speaking misalnya, tetaplah berlatih sebelum Anda melakukan tugas sebagai fasilitator.

Ketujuh, berikanlah alat bantu untuk rapat kepada peserta rapat yang hadir. Anda tahu bahwa dalam rapat, peserta dapat membicarakan topik yang mungkin tidak begitu relevan dengan topik yang sedang dibahas.

Ada perlu mengontrol peserta demikian. Oleh karena itu, dengan adanya alat bantu, Anda dapat mengontrolnya dengan sopan.

Oleh sebab itu, alat bantu  sangat penting untuk mengatasi situasi demikan. Saya biasanya memberikan Six Hats kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai.

Walaupun Six Hats ini tidak mudah dipahami dalam waktu setengah jam, ini tetap saya berikan kepada peserta rapat. Ketika rapat sedaggberlangsug, khususnya pada waktu 'group discussion', saya memberikan penjelasan bagaimana menggunakannya.

Kedelapan, Anda harus memiliki keberanian untuk menghentikan peserta rapat yang terlalu banyak mengambil waktu untuk bicara, khususnya pada topik yang kurang relevan dengan topik.

Peserta rapat kadang membicarakan topik yang tidak berkaitan langsung dengan topik. Dalam hal ini Anda harus berani menghentikan peserta tersebut.

Disinilah ketegasan seorang fasilitator rapat dibutuhka sebab Anda diminta memastikan bahwa tujuan rapat tecapai pada akhirnya.

Tentu masih ada beberapa yang harus diperhatikan misalnya petugas yang mencatat hasil rapat (minutes of meeting). Pastikanlah bahwa petugas ini ada dan sudah disiapkan sebelum rapat dimulai.

Hal lain yang perlu disiapkan adalah daftar absensi peserta rapat.
      
Berikutlah adalah cotoh jadwal rapat yang dapat Anda gunakan dan kembangkan untuk sebuah rapat di mana seorang fasilitator dibutuhkan.

Semoga informasi ini dapat membantu Anda sebagai fasilitator rapat.

Dari Fasilitator Rapat ke Halaman Depan

---

Copyright 2009-2023 putra-putri-indonesia.com

---